UPPDATERING:

Vi har fyllt ut listan till jämna 10 tips så vi har döpt om inlägget. Vi märker av ett ökat affärsresande länderna emellan, så det kanske inte är fel att ge nya läsare en chans att ta del av detta.

Ska du åka till Japan för firmans räkning, så har du här ett antal tips på saker att tänka på före och under resan. 

1. Kom ihåg visitkorten

Utan visitkort är du nästan osynlig i det här landet. Man behöver ett visitkort så att motparten ska få snabb och säker tillgång till viktiga data som ditt namn och ditt företags kontaktdata, men också för att din sociala status ska kunna utrönas. Vilket företag tillhör du och vilken rang har du i organisationen. Mycket viktigt. I det japanska sammanhanget, japaner emellan, bestämmer det både tal- och skriftspråk liksom kroppspråk när man träffas. Man kan nästan säga att det inte finns någon exakt jämlik människa i det här landet, då just detta med social rang är så inihelskotta väl reglerat. Inte på ytan, då alla har ungefär samma klädsel och andra yttre attribut, men under den synliga ytan är det ytterst rangordnat.

Om du har möjlighet, se gärna till att du har visitkort med ditt namn skrivet med japanska fonetiska katakana-tecken på baksidan. Det blir sällan helt rätt uttal (i mitt fall, som är lite extremt, blir jag Daagu Kuringusutetto), då man i de flesta fall tvingas stoppa in en vokal mellan konsonanterna, men det hjälper japanerna att komma ihåg dig och ditt namn. Namn och titel kan man skriva på japanska, men att skriva hela adressen med fonetiska japanska tecken, som jag sett en del göra, är inte till någon nytta, då adressen i Sverige ju är till för att brev eller paket ska hitta fram i Sverige.

Om du skulle råka glömma korten hemma i Sverige, fråga om hotellet kan hjälpa till att fixa några. De större hotellen brukar ha kontakter med snabbtryckare som kan fixa kort på ett dygn eller så.

2. Tänk på klädseln

Ska du träffa ett “normalt” företag inom industri eller finans, så är mörk kostym, slips och lågskor att rekommendera. Undantaget är väl framför allt de mer kreativa yrkena som musik, film eller design, där även högre uppsatta personer kan vara lite mer ledigt klädda.

Använd gärna lågskor utan snörning, då den oundvikliga middagen kan komma att intagas på en klassiskt japansk restaurang där man måste ta av sig skorna vid ingången. Det sparar mycket tid att slippa snöra upp och åt skorna. Av samma anledning bör du kolla i förväg så att du inte har något hål på strumporna!

3. Låt japanerna föra i dansen

Vare sig man har möte på motpartens firma eller egna dotterbolaget eller har middag på stan, så gäller japansk etikett. Är du osäker, låt japanerna helt enkelt visa vägen. Det är aldrig fel att visa sig lite blyg eller osäker. Tvärtom gör det japanerna osäkra om du "bufflar på" och tar saker och ting för givet, då det då blir tveksamma om huruvida de ska rätta dig eller inte.. Sänk volymen och anpassa farten till din japanska motpart. Är du osäker, fråga. Japanerna är lyhörda och vill göra allt de kan för att du ska trivas, så de märker oftast din osäkerhet innan du hinner öppna munnen med en fråga.

Det normala är att gästerna sitter med ryggen mot bortre väggen. Man ser ingången och man har ryggen fri; som ni förstår en kvarleva från betydligt våldsammare epoker i Japans historia. 

4. Visitkorten, först och främst!

Det första man gör när man väl klivit in i det rum man ska sitta och prata i, är att byta visitkort. Detta gör man stående och en och en. Man turas om att överräcka kortet med båda händerna med en lätt bugning samtidigt som man berättar vem man är. Skräckexemplet är svensken som plockar fram en bunt av sina kort som han sedan delar ut som korten vid ett pokerbord. Imitera inte honom!

Om japanen är en smula västerländskt influerad - han har kanske jobbat utomlands och kan lite eller mycket engelska - så kan han säkert komma att strunta i bugandet och sträcka fram handen i stället. Förvänta dig dock inte det, utan håll inne med din hand tills du eventuellt ser att han är pigg på att skaka tass.

Det är också bra om man har någon form av visitkortsfodral att förvara korten i. Att klämma ned motpartens kort i en ficka någonstans ser inte speciellt respektingivande ut. Visitkorten ska givetvis vara hela och rena, så att ha en bunt i bakfickan vid ankomsten är inte någon lyckad idé!

Det är vanligt att man under första samtalet har motpartens kort upplagda framför sig på bordet för att ha dem där som referens. Detta anses inte alls oartigt, utan visar bara att du är en detaljorienterad person som är mån om att ha koll på saker och ting. Japanerna gör likadant, som du kommer att märka.

5. Tvinga inte fram beslut

Det anses oartigt att försöka tvinga fram ett svar. Om din tjänst eller vara är intressant för motparten, kommer du att märka att japanerna är aktiva och måna om att få mera detaljer och gärna sätter upp en deadline för vidare möten. Om du har fler japaner vid bordet än under förra mötet, så är det ett framsteg och ett tecken på tydligt intresse från deras sida. Om de inte är intresserade, kommer de att vara ytterst artiga men inte uttrycka några förpliktelser om tider, etc. Det blir ett mera vagt "vi ska noggrant undersöka och diskutera saken", vilket oftast betyder att man är tveksam till upplägget. Man är ytterst motvillig att säga ett uppriktigt "nej tack" framför dig, då detta ju skulle vara genant både för dig och dem. Det gamla bekanta tappa ansiktet-problemet.

Att komma ihåg, är att det i många fall inte är den ytterst ansvarige personen du får träffa. I många fall är det någon junior person som är den engelsktalande, så det är bra att åtminstone visa att du är medvetna om de andra personerna närvaro, då det kan vara den tyste och lite buttre äldre mannen i hörnet som är den slutgiltige beslutsfattaren.

6. Detaljer, detaljer

Ha inte händerna i byxfickorna när du står och pratar med någon (om ni inte är goda vänner på ungefär samma nivå i era företag).

Snyt dig inte offentligt. Ursäkta dig och gå ut ur rummet om du behöver vrida ur näsan. Använd pappersnäsdukar. Att snyta sig i en tygduk man sedan stoppar i fickan upplevs som väldigt ohygieniskt.

Det är vanligt att ge presenter. De ska inte vara för billiga eller för dyra. Gärna något som har anknytning till ens hemtrakt/hemland. Undvik en present som kommer i antalet fyra eller nio, då de siffrorna anses bringa otur (uttalet för fyra är det samma som för död och uttalet för nio kan betyda lidande). Man öppnar aldrig presenter framför den som givit dem.

Det är inte artigt att peka, vare sig med fingrar eller med ätpinnar.

Både på traditionella krogar och hemma hos folk, gäller normalt att man tar av sig skorna varpå man får ett par tofflor. Dessa tofflor tas av innan man går in i ett rum med de klassiska japanska stråmattorna på golvet, sk tatami. När man går på toaletten lämnar man de vanliga "korridors"-tofflorna utanför och byter till de speciella toalettofflor som står inne på toalettgolvet. Kom ihåg att byta igen när du lämnar toaletten!

Ja, ni förstår ju av detta att hygien är en viktig grej i Japan! Man badar varje kväll och man byter skjorta varje dag. Man ska alltså se välvårdad ut och också dofta sålunda. Detta betyder dock inte massor av rakvatten! Japaner föredrar att människor inte luktar alls, det vill säga vare sig av svett eller av parfymer. Jag skulle vilja säga att japanen i gemen doftar på sin höjd svagt av tvål.

7. Bordsvanor

När man äter så är det ju företrädesvis med pinnar. Jag föreslår att du som inte är van vid pinnar börjar träna att äta med pinnar hemma i Sverige någon tid före resan. Det är många sojafläckar på slips och skjorta som kan undvikas på det sättet. Det tar inte så lång tid att få upp färdigheten. Skär bara upp din vanliga mat hemma i lite mindre bitar och ät sedan allt med pinnar. Ett vanligt nybörjarfel är att hålla pinnarna långt ned, nära spetsarna. Det kan kännas enklare i början, men gör det svårare i längden. Försök att komma längre bort från spetsarna så snart du kan. Du får bättre hävstångskraft och ett säkrare grepp på det sättet.

Om du verkligen inte kan eller vill äta med pinnar, kan de flesta krogar ge dig en gaffel att äta med, men din ansträngning att lära dig äta med pinnar uppskattas av japanerna, så det är värt ett försök.

OBS: Pinnar får aldrig stickas ned i riset och lämnas där i lodrätt läge! Man får heller inte byta mat med varandra via pinnarna. Detta påminner om ritualer vid kremering och bör därför undvikas.

Här en bra video som lär dig hur du håller pinnarna.

Soja är en krydda och inte en sås i sig. Den ska alltså inte hällas på ris, då riset är där för att komplementera smaken på det övriga. Man ska dessutom inte hälla sojaskålen proppfull med soja när man äter sushi. Man doppar oftast enbart fisken och oftast bara en del av fisken i sojan. På finare ställen applicerar kocken den rätta mängden soja på fisken redan innan du får den.

8. Man lämnar aldrig dricks i Japan!

Lämnar du pengar på bordet, kommer du att tvinga någon på krogen eller baren att springa efter dig med dina kvarglömda pengar. Dricks existerar i princip inte i Japan. Och det är man tacksam för! Bra service ingår alltid i priset! Undantaget är när vissa hotellrestauranger och finare krogar lägger på en Service Charge, oftast 10%, men då ingår den i slutsumman och även där gäller att man inte lägger något extra utöver notans sista siffror.

9. Hör alltid av dig efter hemkomsten

Oavsett hur mötet eller mötena gick i Japan, bör du höra av dig omedelbart efter hemresan med ett mail eller fax (många mindre företag i Japan är fortfarande fax-baserade i sin kommunikation), där du tackar för mötet, deras tid och deras gästvänlighet. Det ger poäng inför framtida samtal. Har du fått frågor som du inte kunnat besvara där och då, är det givetvis bra om du kan skicka dessa svar så snart som möjligt. "Så snabbt som möjligt" är en bra inställning att hålla sig till, och då talar vi maximalt om dagar och inte veckor.

10. Tappa inte sugen i första taget

Japan är väl känt för sina ofta krångkliga beslutsvägar och för den stora mängd politik som nästan alltid letar sig in i dessa beslutsprocesser. Hela projekt kan falla för att avdelningschefen byts ut, budgetar kan "stjälas" av andra avdelningar mitt uppe i alltihopa och det är inte säkert att det går igenom trots att VDn har gett samtycke. Men ge inte upp i första taget. Försök identifiera "bundsförvanter" inne i det japanska företaget; personer som genuint tror på dig och/eller er produkt. Två år eller längre tid från första möte till affär är inte speciellt ovanligt. Märk väl att detta även gäller emellan japanska företag, så det handlar inte (nödvändigtvis) om orättvisa handelshinder.

Samtidigt kan det bli pang på rödbetan på en gång om du kan prata direkt med beslutsfattare, framför allt på det något mindre företaget (som oftast är mindre belastat av politiska inbördeskrig). Oavsett när polletten trillar ned, så gäller det att vara rapp i responsen när japanerna äntligen vill delta i dansen.

------------

OK - så långt denna gång.. Det kommer mera vartefter jag kommer på saker att lägga till.

Att jag mest skrivit "han" här ovan betyder inte att du aldrig kommer att få träffa damer på det japanska företaget, men att de flesta du kommer att träffa i beslutande ställning är män. Detta håller på att förändras och vissa företag anstränger sig för att flytta fram tjejerna i ledet, men man ligger fortfarande långt efter västra Europa i det här avseendet.

Om du är kvinna och ska åka till Japan på affärer, så gäller ovanstående för dig också. Att tillägga är att det idag är OK med både kjol och byxor med en kostymjacka till för den mer formella klädseln. Att tänka på kan också vara att det kan vara svårt, speciellt om man är ovan, att sitta vid golvbord med kjol! Byxor är kanske därför att rekommendera.